Scopri come allestire il tuo evento in modo impeccabile. Nonostante il web sia diventato imprescindibile per fare business al giorno d’oggi, non bisogna mai mettere in secondo piano il valore degli eventi. A prescindere dal settore in cui si opera, informarsi su come organizzarne uno in maniera impeccabile è nodale. Se ti stai chiedendo come fare, nelle prossime righe abbiamo elencato alcuni consigli che è il caso di seguire.
Individuare l’obiettivo
Il primo passo per un evento di successo consiste nell’individuare l’obiettivo, che deve essere molto chiaro. Attorno ad esso, si costruiscono lo storytelling e l’hype necessari a creare la case history. Tra gli esempi capitali da chiamare in causa in questo frangente troviamo i keynote dei prodotti Apple ai tempi di Steve Jobs, anni in cui la comunicazione dell’azienda della mela morsicata ha messo a segno una serie di colpi da maestro che le permettono ancora oggi di fare scuola nonostante alcuni fail con i prodotti e la presenza di numerosi competitor.
Si trattava, niente più niente di meno, di eventi incentrati sui nuovi lanci del colosso. Il modo in cui i prodotti in questione venivano presentati e l’atmosfera generale, però, hanno aperto dei veri e propri trend.
Focus sul budget
Quando si punta a organizzare un evento spettacolare, bisogna studiare nel dettaglio il budget. Non ci si dovrebbe mai trovare a scoprire all’ultimo che una determinata voce magari molto importante, come per esempio il catering d’eccellenza, non è sostenibile.
Scelta della location
La scelta della location è un altro aspetto nodale da considerare nel momento in cui si allestisce un evento e si punta a ottenere risultati. Sono diversi gli aspetti sui quali vale la pena di soffermarsi. Innanzitutto, deve essere in linea con il tema dell’evento stesso. La presentazione di un prodotto che ha a che fare con la tecnologia in un castello sperduto nel verde, dove magari la linea non è il massimo, difficilmente sarà un evento memorabile. In un caso come quello appena descritto, può risultare più congeniale un edificio nel centro di una grande città, magari costruito facendo attenzione ai criteri di edilizia sostenibile.
Si potrebbe andare avanti ancora molto a elencare i criteri necessari per scegliere una location perfetta per il proprio evento. Oltre all’aspetto appena ricordato, va tenuta in conto anche la vicinanza. La location perfetta deve essere facilmente raggiungibile sia con mezzi pubblici, sia con mezzi privati. Un dettaglio sul quale molti non si soffermano – e che, per esempio, viene spesso ricordato dalle agenzie verticali sul mondo degli allestimenti per eventi – riguarda la comodità della location per i fornitori. Non bisogna infatti metterli davanti al rischio di arrivare tardi perché trovano traffico lungo il percorso!
Lo storytelling online
L’ultimo anno e mezzo ci ha insegnato chiaramente che, quando si parla di eventi, l’online è basilare. Nel momento in cui si lavora all’organizzazione, bisogna tenere conto anche delle persone che guarderanno da casa. Alla luce di ciò, è bene lavorare sulla qualità dello storytelling social, senza dimenticare le immagini. Le foto dell’evento – da pubblicare sul web in tempo reale – devono essere all’insegna della perfezione.
Il catering
Nelle righe precedenti abbiamo fatto cenno al catering. Quando lo si sceglie per un evento memorabile, bisogna mettersi nell’ottica che non basta dare spazio a piatti ben cucinati. Se si ha intenzione di colpire i propri ospiti bisogna, per esempio, focalizzarsi sulle diverse esigenze e preferenze. Ciò significa proporre piatti vegani, ma anche preparazioni senza glutine o senza lattosio, per non parlare degli alimenti kosher.
Il follow up
Un evento perfetto non può non prendere in considerazione il follow up. Chiedere il parere dei partecipanti e accogliere le critiche – la mail è il miglior mezzo da utilizzare in questi casi – è nodale per migliorare e per dare il massimo la volta dopo.
